O processo de integração é fundamental para estabelecer uma base sólida para a chegada do novo colaborador. Por isso, reunimos informações importantes sobre o planejamento, a implantação e a pós-execução de um processo efetivo de onboarding.
por Maíra Stanganelli / CMKT Leme | 7/5/2019 [atualizado em 5/2/2021]
▶ Onboarding. Esse é o nome que o processo de integração de um novo colaborador assumiu no mercado. A “nova” nomenclatura se encaixa muito bem ao processo pois, na tradução literal, significa embarcar e na definição do dicionário Aulete Digital quer dizer entrar na embarcação para seguir viagem. E isso é tudo o que queremos quando um colaborador chega ao time!
A integração é um processo que tem de fazer os olhos do novo colaborador brilharem. E não estamos falando apenas pelos mimos que muitas empresas (inclusive aqui na Leme) dão aos novos integrantes. Falamos da acolhida, de fazer o profissional sentir vontade de vestir a camisa naquele momento mesmo e começar a trabalhar o quanto antes.
De forma geral, o onboarding bem feito – com bom conteúdo e aplicado de forma ágil – cria bases sólidas para o novo colaborador e reforça os motivos pelos quais esse profissional escolheu a sua empresa para se candidatar e fazer parte do quadro funcional.
PROCESSO DE INTEGRAÇÃO: RESPONSABILIDADES PELO NOVO COLABORADOR
O onborading não pode ser considerado só mais uma etapa do processo de contratação ou um custo extra para a organização. Por essas razões, é preciso planejar a chegada do novo funcionário, preparando tanto o RH quanto o gestor responsável pela área na qual o profissional atuará. Um destaque importante a ser feito aqui é sobre o período deste processo: o onboarding não se restringe apenas ao primeiro dia, mas envolve os dias subsequentes.
Dá para notar que o planejamento é fundamental, bem como, é um processo estratégico para gerar benefícios, tais como: redução de custos e de rotatividade, aumento da produtividade e alinhamento de propósitos. Por isso, vamos entender cada uma das ações que ajudam o novo colaborador a embarcar em segurança nesta viagem.
➤ PLANEJAMENTO
– Preparação do RH: lembre-se de que o novo profissional já foi apresentado a algumas informações institucionais na fase da entrevista. Portanto, o RH deve ter registrado o que já foi dito e não pode fornecer informações desencontradas com aquelas já expostas, pois isso vai deixar o colaborador desconfortável e pode gerar desconfiança. Para ajudar nessa etapa, isto é, o armazenamento dos dados da entrevista, o sistema Tweezer.jobs é extremamente funcional.
– Preparação do gestor: muito embora o RH tenha sido, por anos, responsável quase que exclusivo por essa etapa, muitas empresas têm apostado no envolvimento do gestor a partir das primeiras horas do onboarding. Por isso, RH e gestor também precisam estar em conformidade com as informações que serão passadas ao novo integrante do time. É interessante dividir responsabilidades, deixando a cargo do RH resgatar o que foi dito na entrevista e esclarecer dúvidas de contratação, ficando o gestor encarregado de apresentar a missão da área, os demais membros da equipe, a função e o que se espera do funcionário, como é o ambiente, como é o processo avaliativo e demais informações pertinentes.
– Preparação da equipe: envolver a equipe é importante para que eles não sejam pegos de surpresa. Se uma nova contratação está sendo feita sem que a equipe saiba, pode haver certo desconforto também e a “rádio-peão” começar a funcionar: as pessoas podem desconfiar que alguém vai ser mandado embora, ou que o novo integrante entrou por indicação de alguém e não tem exatamente as competências necessárias etc. Esse tipo de problema não precisa ser administrado posteriormente se houver uma comunicação prévia.
Nesta etapa do planejamento, devem estar incluídas as ações tradicionais, tais como:
– informar aos controladores de acesso os dados do colaborador;
– preparação da área de trabalho para receber o novo integrante;
– criação de logins e senhas de e-mail e outros aplicativos;
– manual de integração impresso ou informação do local no qual o colaborador pode encontrar esse material;
– os tais mimos! E não há necessidade de ser algo elaborado; pode ser, até mesmo, um cartão de boas-vindas!
➤ IMPLANTAÇÃO DO ONBOARDING
– Primeiro dia: se todas as ações do planejamento forem cumpridas, a chegada do novo colaborador será tranquila. É importante ter alguém para recepcionar o funcionário caso o gestor não esteja no momento. Se a empresa serve café da manhã/almoço, é imprescindível não deixar o colaborador sentado sozinho à mesa, pois isso é bastante constrangedor! Da mesma forma, se as refeições são feitas fora da empresa, é necessário que alguém o acompanhe ao local. Neste dia, vale ter um membro da equipe atuando como assessor do gestor da área, para dar suporte, também, ao novo colaborador.
– Dias seguintes: nos dias subsequentes, é importante alinhar com o profissional como estão a adaptação e a motivação, assim como, realizar os treinamentos, esclarecer dúvidas processuais e metodológicas e assim por diante. Esta pessoa precisa se sentir parte efetiva da equipe o quanto antes. Cerca de 15 ou 20 dias após o início, o gestor deve se reunir individualmente com o colaborador a fim de fazer algo como uma “pós-integração”: perguntar se ainda há dúvidas com relação aos procedimentos e esclarecer qualquer questão que tenha surgido nos primeiros dias. Esse momento é bastante importante para reforçar o vínculo líder-liderado e coletar sugestões de melhoria para as próximas integrações.
VANTAGENS COM O ONBOARDING ESTRATÉGICO
Grandes empresas têm investido no processo de onboarding, pois quanto mais bem executado, maiores as vantagens percebidas:
– redução do tempo de adaptação do novo colaborador, isto é, ele começa a produzir antes;
– clareza sobre as expectativas da empresa em relação ao desempenho do novo membro do time;
– aumento da motivação e do engajamento do novo integrante, pois ele entende que a empresa se preparou para recebê-lo;
– comunicação mais clara e coesa, tendo em vista o alinhamento de informações de todos os profissionais envolvidos na integração;
É nítida a importância do onboarding bem feito, pois, ter funcionários produtivos e felizes o quanto antes significa redução do turnover. Vale lembrar que os processos de atração e entrevista de candidatos estão muito relacionados a contratações assertivas, diferencial para a longevidade do colaborador na organização.
A Leme oferece algumas soluções que podem auxiliar empresas de todos os portes e setores a otimizar seus processos, desde os processos seletivos até a gestão de pessoas por competências. Consulte-nos, temos serviços e produtos sob medida para cada necessidade! Basta preencher o formulário no final da página. ◼
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Muitos elementos tidos como motivadores no passado precisam ganhar doses de inovação, pois já não mobilizam pessoas na busca de resultados sustentáveis. Confira quatro passos para engajar seus colaboradores.
por Marcia Vespa | 10/2015
▶ Tem sido expressiva a preocupação de empresários e executivos com a motivação de suas equipes. Sinais dos novos tempos. Vamos entender a motivação humana como um universo: a primeira compreensão é identificar qual lacuna é merecedora de atenção, do contrário, ações aparentemente positivas podem se transformar em custo sem retorno, o que, nos dias atuais, seria no mínimo imprudente.
Normalmente, ao explorarem as necessidades e anseios, gestores atrelam a motivação ao comprometimento e comprometimento a um sentimento de propriedade. Explorando um pouco mais, o sentimento de propriedade à proatividade e, por fim, a proatividade ao “fazer rápido”.
Muito bem. Estamos frente a frente com um grande engodo. Aqui começa a tragicomédia do homem: o mito e a versão simplificada nas organizações de que ser proativo é fazer rápido e do jeito certo – sendo o “certo” o jeito do chefe.
Aí começamos a entender porque os colaboradores não se sentem responsáveis pelos resultados da organização. Respeitando as particularidades de cada corporação – e sem querer transformar exceções em regras, como temos observado tão frequentemente em artigos e publicações – a minha experiência aponta para alguns fatores universais, e é sobre eles que me proponho a discutir.
Equipes se tornam motivadas quando há uma clara conexão emocional entre objetivos pessoais e objetivos organizacionais
Como você quer engajar pessoas se não sabe se elas são engajáveis? Por quanto tempo? A qual preço?
A vida sempre será resultado de nossas decisões e não das condições. Joguemos por terra o estigma de que pessoas não gostam de mudanças. O que as pessoas não esperam é serem forçadas a mudar. Se uma vida inteira é pouco para fazermos tudo que temos condições de fazer, imagine fazer aquilo que contraria o próprio perfil.
Primeira condição para manter equipes motivadas: Ter as pessoas certas nos lugares certos. O contrário é sempre um perde-perde em longo prazo.
Outro elemento importante de discussão é a ilusão que os gestores têm de que seus liderados sabem o que se espera delas. Talvez sim, talvez não. Depende de quem disse, como disse e como exemplifica isso nas condutas no dia a dia. Discurso incoerente com a prática gera desconfiança.
A eficiência, a sabedoria e o talento da equipe são amaldiçoadamente desperdiçados, a não ser que a equipe tenha alguma informação sobre seu rumo e como contribuirá para as estratégias globais da organização.
As empresas precisam traduzir as estratégias do negócio na função. Não acho que um descritivo de cargo seja suficiente para provocar esse alinhamento entre pessoas e negócios, mas é uma ferramenta que não deveria ser menosprezada simplesmente por estarmos vivendo um outro paradigma que não o do controle.
Todos temos potencial para alguma coisa. Se você, empresário ou gestor, for capaz de identificar pessoas que têm o perfil para a função e que vão fazer o que gostam… Elas virarão “super-homens”. Não há como ser diferente. A partir de agora você não mais se surpreenderá quando ler trajetórias de pessoas comuns que se tornaram um sucesso.
Pode ter certeza: alguém contribuiu para ela chegar lá, compatibilizando perfil com valores. Integre comportamentos e valores e você terá uma visão complementar para a tomada de decisão. E, claro, pare de fazer “experiências” com gente. Além se submeter um bom técnico a um nível de incompetência desnecessariamente ao promovê-lo inadvertidamente a cargos de liderança, você se frustrará ao enxergar os seus maus resultados afetando diretamente o negócio. Pense mais a longo prazo.
A decisão antecede a ação. Não tente mudar a essência de uma pessoa. Isso é altamente desmotivador.
Portanto, a segunda condição para manter equipes motivadas: Traduzir as estratégias de negócio na função e criar em equipe uma visão de área, um propósito que se conecte com as áreas interdependentes e, que seja claro e envolvente. Sem visão a equipe não tem razão para existir. Você se surpreenderá ao ver as pessoas oferecendo os seus melhores esforços.
Penso que uma pessoa não é somente os resultados que apresenta. De qualquer maneira, um profissional será medido pelo seu desempenho. Entendo desempenho como a força de quatro fatores: comportamentos que levarão a empresa a atingir sua visão, capacidade técnica para vislumbrar a excelência de seus feitos e inovar, a complexidade da função (se estratégica ou tática – ambas importantes) e os Resultados, a entrega do colaborador.
Sou favorável à implantação de sistemas de gestão de desempenho que diferenciem pessoas nos quatro elementos acima. E sou favorável também à adoção de critérios de diferenciação claros, compreensíveis por todos, compactuados, inspiradores e desafiadores.
Vitoriosos querem vencer. Vitoriosos precisam ser vistos e reconhecidos. Se uma gestão de desempenho vier atrelada à remuneração estratégica, sem dúvida será uma excelente forma de descobrir, corrigir, valorizar e reter talentos. Mas, atenção: não confunda diferenciação com competição, tirania e comportamento de multidão.
Você pode e deve implantar uma remuneração estratégica, oferecendo ganhos aos melhores, e acreditar que todos podem chegar lá. Esse negócio de parte dos lucros a 25% do quadro é no mínimo um desrespeito ao todo. Você pode até concluir que apenas 25% são merecedores de um reconhecimento, mas definir antecipadamente que 75% serão perdedores é declarar que a formação de equipes não é vantajosa, desejável ou atingível!
O desempenho deve exigir que haja ganhos para todas as partes conforme suas entregas. Os ganhos precisam ser pensados nos termos da organização.
Isso nos leva à terceira maneira de motivar pessoas: Criar elementos de diferenciação e de recompensar as diferenças. Resultados superiores dependem de uma disciplina chamada execução. Dê foco e reconheça a execução.
Precisamos entender que pessoas e equipes não nascem prontas e preparadas para enfrentar com inteligência todo e qualquer desafio. Não é como se a empresa fosse um ser estático e previsível. Cada vez que uma pessoa assume novos desafios seu nível de maturidade cai diante do novo, até que o crescimento e evolução sejam construídos.
É um processo, não um treinamento pontual. Não se pode esperar que pessoas e equipes batam recordes de excelência se as competências necessárias ainda não foram desenvolvidas. Quanto maior a exigência da equipe em termos de resultados, maior deve ser o foco no seu desenvolvimento.
Um quarto caminho lucrativo para motivar equipes: Ter líderes plenamente preparados para desenvolver pessoas – líderes formando líderes.
Seus líderes estão preparados para gerenciar pessoas e não tarefas?
Líderes gerenciam pessoas para resultados e oferecem feedback constante. Isso é o mínimo. PONTO! As pessoas demonstram maior interesse em seu trabalho quando as gerências e diretorias mostram interesse nelas.
Mostre a eles que você se importa. Faça com que os seus colaboradores saibam que as suas contribuições são apreciadas pessoalmente por você. Olhe nos olhos deles e diga isso. Garanto que é melhor do que um jantar esporádico ou um final de semana em um hotel de luxo por conta da casa. É no cotidiano que a confiança se constrói.
Tenho visto em várias fontes a escassez de líderes no mundo, e todas apontam para a inabilidade das lideranças em liberar o talento e a paixão das pessoas, em treinar a tomada inclusiva de decisões e em ser uma fonte de ajuda para que as pessoas sejam bem-sucedidas nos seus trabalhos. São ‘pequenas’ coisas que têm um impacto tremendo nos resultados e na perpetuação de uma marca, já que nenhuma empresa conseguirá ser maior ou melhor do que as pessoas que ela integra.
Com orientação adequada todos conseguem fazer melhor. Toda pessoa tem o potencial para fazer melhor. Mas, lembre-se de observar se o ‘melhor para você’ é de fato suficiente. Nada mais desmotivador que metas inatingíveis. Dê feedback frequente, compatibilizando comportamento e resultados aos objetivos de futuro do seu liderado. Dê liberdade em face de um destino. Não assuma a responsabilidade sobre a vida do colaborador.
Se você ainda se vê obrigado a “empurrar” sua equipe diariamente… pense nas estratégias acima. É complicado trabalhar entusiasticamente por um resultado se as pessoas não sabem qual deve ser. É difícil alcançá-lo se você não conhece as aspirações de vida da sua equipe. E é impossível alcançar bons resultados se você não unir uma coisa à outra. ■
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▶ Tem sido expressiva a preocupação de empresários e executivos com a motivação de suas equipes. Sinais dos novos tempos. Vamos entender a motivação humana como um universo: a primeira compreensão é identificar qual lacuna é merecedora de atenção, do contrário, ações aparentemente positivas podem se transformar em custo sem retorno, o que, nos dias atuais, seria no mínimo imprudente.
