A “fórmula mágica” dos Sebraes para alta performance
por Patrícia Bispo | 17/09/2024
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Independentemente do porte e do segmento de atuação, os dirigentes das empresas sempre terão uma preocupação: como encontrar uma “fórmula mágica” para aperfeiçoar os processos internos e, consequentemente, melhorar a performance dos setores e dos colaboradores?
A resposta que certamente agradará a muitos é: esse “desejo” pode ser realizado de forma segura e com garantia de resultados positivos e expressivos para as organizações. Para isso, a área de Recursos Humanos pode recorrer ao Dimensionamento da Força de Trabalho (DFT). Na prática, esse recurso nada mais é do que um processo de planejamento da força de trabalho, que estabelece a quantidade ideal de profissionais para ser aplicada em atividades laborais em determinado período, levando-se em consideração a estrutura organizacional, a demanda e as condições de trabalho conhecidas ou estimadas.
→ Um processo que possibilita a manutenção dos parâmetros de produtividade e demanda, mantendo atualizadas a base de dados e o cálculo do dimensionamento.
→ Um instrumento que fortalece a implantação da Cultura de Produtividade, através da determinação de parâmetros objetivos para as atividades realizadas na empresa.
→ Um recurso que impacta na melhoria da satisfação dos colaboradores, uma vez que a empresa consegue planejar as escalas de horários e folgas. Resulta, ainda, em uma distribuição mais justa da carga horária de trabalho.
→ Um processo que humaniza a gestão adotada pela organização, pois os colaboradores têm a oportunidade de construir o planejamento de escalas em parceria com as lideranças. Por sua vez, isso permite que os profissionais consigam conciliar melhor os assuntos pessoais e as responsabilidades junto à empresa.
→ Um método que otimiza as atividades, gerindo de forma correta e mais justa a quantidade profissionais nos horários determinados. Dessa forma, a área de RH consegue diminuir possíveis períodos de ociosidade, gerando melhoria na produtividade e no desempenho.
→ Uma metodologia que permite que a empresa administre a força de trabalho. Consequentemente, é gerado impacto positivo no orçamento de folha de pagamento, seja de contratação e/ou de horas extras. Com o amadurecimento dessa visão estratégica de negócio, a organização consegue reduzir desperdícios, retrabalho e gastos desnecessários com matéria-prima e recursos como energia elétrica.
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CASE SEBRAE/TOCANTINS
“Entretanto, isso poderia não ser real, haja vista que se tenho um colaborador com baixo desempenho e minha equipe é composta por três colaboradores, a matemática é simples: os dois que estão com desempenho elevado, vão se sobrecarregar para atender às demandas da unidade e/ou diretoria. Hoje, após o 2º ciclo do PEP (Plano Estratégico de Pessoal) com a Metodologia de Dimensionamento da Força de trabalho é perceptível que os gestores podem fazer projeções de demandas para entender se há a necessidade de mais pessoas para atender as estratégias da diretoria ou, ainda, qual ação deverá ser priorizada na unidade, visando atingir os objetivos, mas sem que haja aumentos significativos de horas extras ou comprometer a saúde dos colaboradores”, esclarece a consultora.
Segundo ela, a metodologia da Leme Consultoria de Dimensionamento da Força de Trabalho é pautada em três principais fases, sendo elas: Homologação da Metodologia, Validação da Calculadora e Apresentação dos Resultados. Contudo, para o sucesso destas etapas são essenciais que ocorram outras etapas, que requerem o envolvimento diretamente dos gestores e suas equipes.
Dentro deste contexto, Patrícia Paixão destaca que, forma geral, as etapas de DFT são:
→ Homologação da Metodologia com o Comitê Gestor do Projeto – Esta etapa tem como objetivo a disseminação da metodologia que será aplicada na empresa. Aqui, são coletados dados estratégicos para definição dos parâmetros da calculadora e principalmente, se existem unidades que precisem da aplicação de estratégias especiais, como DFT por Complexidade, DFT por Atribuição de Referência.
No Sebrae/TO, foi aplicada apenas a Metodologia do DFT por atribuições, que requereu as próximas etapas:
→ Coleta do DFT com os gestores e representantes – Foi disseminada a Metodologia do DFT para os gestores e representantes das unidades, pois são eles quem sabem o que a unidade executa e o que deveria executar. A calculadora é construída a partir da definição das informações de Dimensionamento.
→ Validação do DFT com as unidades – Esta etapa consistiu na realização de reuniões individuais com os gestores das unidades e seus representantes, para que fosse validado com a calculadora e caso existissem inconsistências, permitiria que a Leme apresentar as sugestões de alterações aos gestores para um resultado coerente com a realidade.
→ Processamento dos Dados – Nesta fase, no Sebrae/TO, como foram realizadas validações com diversos gestores com realidades diferentes, em termos de composição de equipe, cargos a executarem as atribuições, a Leme Consultoria realizou uma consolidação de todos estes resultados para subsídio à elaboração da apresentação dos resultados. Com esse processamento, foi possível ter as unidades validadas, os resultados de aumento ou diminuição de quadro, quais as unidades mais críticas e inclusive unidades que precisam de monitoramento de desempenho, pois impactam diretamente no atendimento ou não das atividades a serem executadas na unidade.
→ Apresentação dos Resultados para o Comitê e a Alta Gestão – O objetivo desta etapa foi levar ao conhecimento do Comitê e Alta Gestão os resultados obtidos e as recomendações da Leme a partir destes resultados. Neste ponto, de forma prática, foi apresentado o que fazer e próximas ações a serem adotadas, após a entrega das calculadoras. A partir do momento da entrega da calculadora é necessário fazer a Gestão do Dimensionamento da Força de Trabalho, identificando na prática se os tempos estão próximos da realidade ou requer ajustes finos e projeções de aumento ou diminuição de demandas em alinhamento às estratégias organizacionais.
→ Elaboração de Relatório Conclusivo – Este relatório tem como objetivo a descrição da metodologia adotada, quais unidades participantes e quais os resultados obtidos. Por fim, ocorreram as recomendações da Consultoria para continuidade da Gestão do Dimensionamento da Força de Trabalho.
“Ocorreu uma padronização das entregas e das atividades a serem desenvolvidas pelas Unidades Regionais, pois são ‘filiais’ em regiões distintas dentro do mesmo estado, porém, cada um estava fazendo de forma diferente, então houve essa padronização com o envolvimento dos gerentes de cada regional. Outro ponto relevante, registrado no Sebrae/TO, foi com relação ao atendimento às necessidades que de fato precisavam de aumento de quadro para atender a demanda. Por fim, aplicou-se a movimentação interna, para que dessem oportunidade aos colaboradores que gostariam de mudar de unidade e, posteriormente, foram para o mercado fazer o processo seletivo somente das vagas que não haviam sido preenchidas”, diz Patrícia Paixão, ao acrescentar que especificamente, no Sebrae/TO, em 2024, foi aplicado o Plano Estratégico de Pessoal com DFT, bem como revisadas as unidades tanto corporativas quanto regionais, sendo que a Leme realizou sessões de mentorias para capacitação de analistas para transferência de conhecimento e assim, permitindo fazer a revisão do PEP com DFT, nos próximos anos sem a dependência da consultoria.
Na opinião da consultora Patrícia Paixão, o Dimensionamento da Força de Trabalho permite que as empresas, sejam elas públicas ou privadas, tenham uma visão do número adequado de colaboradores para atender as demandas projetadas de forma que tenham Eficiência Operacional, Aproveitamento de Recursos, Competências e Alinhamento Estratégico, destacando a importância de uma abordagem estratégica e adaptativa. “Somente o Dimensionamento da Força de Trabalho não é o suficiente. É necessária a Gestão do Dimensionamento da Força de Trabalho, pois possibilita o gerenciamento das informações apuradas pelo dimensionamento devido à análise dos fatores tanto quantitativos quanto qualitativos e requisitos de perfil”, enfatiza.
A GDFT é um método dinâmico e tem capacidade de se adaptar às mudanças do dia a dia
CASE SEBRAE/MARANHÃO
Outro caso de sucesso e que está diretamente relacionado ao Dimensionamento da Força de Trabalho ocorreu no Sebrae/MA, no 1º semestre de 2022. Patrícia Paixão, consultora da Leme Consultoria, relembra: “Havíamos realizado o DFT no Sebrae/Nacional com o CEO da Leme Consultoria, Rogerio Leme, que foi o responsável pelo projeto. Isso abriu portas para a Leme adentrar em outras UFs do Sebrae, permitindo assim uma disseminação da Metodologia do DFT. Já que havíamos implantado o DFT no Sebrae/TO que foi referência para as outras UFs”.
Inclusive, Paixão comenta que as principais fases do DFT, no Sebrae/MA foram as mesmas adotadas no Sebrae/TO. Ao ser questionada sobre a percepção das lideranças do Sebrae/Maranhão em relação ao DFT, ela comenta que, na época, os gerentes e a diretoria envolvida identificaram que a metodologia era coesa e que ajudaria tanto na tomada de decisão quanto nos questionamentos de aumento de pessoal nas unidades. “Desta forma eles teriam estudos e atualizariam a Gestão do DFT para sempre obter os resultados de demanda de pessoal com base nas estratégias organizacionais”, assinala.
CASE SEBRAE/RONDÔNIA
Para quem pensa que os cases de sucesso ficaram restritos ao Sebrae/TO e ao Sebrae/MA, pode acrescentar ainda mais um: o Sebrae/Rondônia. Vale destacar que a metodologia de Dimensionamento da Força de Trabalho no Sebrae/RO foi implantada pela primeira vez, pela Leme Consultoria, no 2º semestre de 2021 e 1º no semestre de 2022.
Como nas demais unidades já citadas anteriormente, o Sebrae/RO teve uma motivação para implementar o Dimensionamento da Força de Trabalho. “No Sebrae-RO, a Lema atuou para identificar a real necessidade de pessoas nas Unidades Corporativas e Unidades Regionais alinhado às estratégias do Plano Estratégico de Pessoal. Desta forma, o empirismo seria reduzido, pois existe a sensação do gestor necessitar mais pessoas e, na prática, a unidade não precisa de mais pessoas para aquilo que está projetado para o ano e sim, identificar a necessidade de desenvolvimento das pessoas por meio de avaliação de desempenho, uma vez que, se eu tenho colaboradores na unidade que estão com problemas de desempenho, aumentar a equipe não é garantia de que as demandas serão atendidas conforme projetado para o ano e o ano subsequente”, conclui a consultora, Patrícia Paixão.
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