O processo de integração é fundamental para estabelecer uma base sólida para a chegada do novo colaborador. Por isso, reunimos informações importantes sobre o planejamento, a implantação e a pós-execução de um processo efetivo de onboarding.


por Maíra Stanganelli / CMKT Leme | 7/5/2019 [atualizado em 5/2/2021] 

Onboarding

Crédito: Freepik

Onboarding. Esse é o nome que o processo de integração de um novo colaborador assumiu no mercado. A “nova” nomenclatura se encaixa muito bem ao processo pois, na tradução literal, significa embarcar e na definição do dicionário Aulete Digital quer dizer entrar na embarcação para seguir viagem. E isso é tudo o que queremos quando um colaborador chega ao time!

A integração é um processo que tem de fazer os olhos do novo colaborador brilharem. E não estamos falando apenas pelos mimos que muitas empresas (inclusive aqui na Leme) dão aos novos integrantes. Falamos da acolhida, de fazer o profissional sentir vontade de vestir a camisa naquele momento mesmo e começar a trabalhar o quanto antes.

De forma geral, o onboarding bem feito – com bom conteúdo e aplicado de forma ágil – cria bases sólidas para o novo colaborador e reforça os motivos pelos quais esse profissional escolheu a sua empresa para se candidatar e fazer parte do quadro funcional.


PROCESSO DE INTEGRAÇÃO: RESPONSABILIDADES PELO NOVO COLABORADOR

O onborading não pode ser considerado só mais uma etapa do processo de contratação ou um custo extra para a organização. Por essas razões, é preciso planejar a chegada do novo funcionário, preparando tanto o RH quanto o gestor responsável pela área na qual o profissional atuará. Um destaque importante a ser feito aqui é sobre o período deste processo: o onboarding não se restringe apenas ao primeiro dia, mas envolve os dias subsequentes.

Dá para notar que o planejamento é fundamental, bem como, é um processo estratégico para gerar benefícios, tais como: redução de custos e de rotatividade, aumento da produtividade e alinhamento de propósitos. Por isso, vamos entender cada uma das ações que ajudam o novo colaborador a embarcar em segurança nesta viagem.


➤ PLANEJAMENTO

– Preparação do RH: lembre-se de que o novo profissional já foi apresentado a algumas informações institucionais na fase da entrevista. Portanto, o RH deve ter registrado o que já foi dito e não pode fornecer informações desencontradas com aquelas já expostas, pois isso vai deixar o colaborador desconfortável e pode gerar desconfiança. Para ajudar nessa etapa, isto é, o armazenamento dos dados da entrevista, o sistema Tweezer.jobs é extremamente funcional.

– Preparação do gestor: muito embora o RH tenha sido, por anos, responsável quase que exclusivo por essa etapa, muitas empresas têm apostado no envolvimento do gestor a partir das primeiras horas do onboarding. Por isso, RH e gestor também precisam estar em conformidade com as informações que serão passadas ao novo integrante do time. É interessante dividir responsabilidades, deixando a cargo do RH resgatar o que foi dito na entrevista e esclarecer dúvidas de contratação, ficando o gestor encarregado de apresentar a missão da área, os demais membros da equipe, a função e o que se espera do funcionário, como é o ambiente, como é o processo avaliativo e demais informações pertinentes.

– Preparação da equipe: envolver a equipe é importante para que eles não sejam pegos de surpresa. Se uma nova contratação está sendo feita sem que a equipe saiba, pode haver certo desconforto também e a “rádio-peão” começar a funcionar: as pessoas podem desconfiar que alguém vai ser mandado embora, ou que o novo integrante entrou por indicação de alguém e não tem exatamente as competências necessárias etc. Esse tipo de problema não precisa ser administrado posteriormente se houver uma comunicação prévia.

Nesta etapa do planejamento, devem estar incluídas as ações tradicionais, tais como:

– informar aos controladores de acesso os dados do colaborador;

– preparação da área de trabalho para receber o novo integrante;

– criação de logins e senhas de e-mail e outros aplicativos;

– manual de integração impresso ou informação do local no qual o colaborador pode encontrar esse material;

– os tais mimos! E não há necessidade de ser algo elaborado; pode ser, até mesmo, um cartão de boas-vindas!


➤ IMPLANTAÇÃO DO ONBOARDING

– Primeiro dia: se todas as ações do planejamento forem cumpridas, a chegada do novo colaborador será tranquila. É importante ter alguém para recepcionar o funcionário caso o gestor não esteja no momento. Se a empresa serve café da manhã/almoço, é imprescindível não deixar o colaborador sentado sozinho à mesa, pois isso é bastante constrangedor! Da mesma forma, se as refeições são feitas fora da empresa, é necessário que alguém o acompanhe ao local. Neste dia, vale ter um membro da equipe atuando como assessor do gestor da área, para dar suporte, também, ao novo colaborador.

– Dias seguintes: nos dias subsequentes, é importante alinhar com o profissional como estão a adaptação e a motivação, assim como, realizar os treinamentos, esclarecer dúvidas processuais e metodológicas e assim por diante. Esta pessoa precisa se sentir parte efetiva da equipe o quanto antes. Cerca de 15 ou 20 dias após o início, o gestor deve se reunir individualmente com o colaborador a fim de fazer algo como uma “pós-integração”: perguntar se ainda há dúvidas com relação aos procedimentos e esclarecer qualquer questão que tenha surgido nos primeiros dias. Esse momento é bastante importante para reforçar o vínculo líder-liderado e coletar sugestões de melhoria para as próximas integrações.


VANTAGENS COM O ONBOARDING ESTRATÉGICO

Grandes empresas têm investido no processo de onboarding, pois quanto mais bem executado, maiores as vantagens percebidas:

– redução do tempo de adaptação do novo colaborador, isto é, ele começa a produzir antes;

– clareza sobre as expectativas da empresa em relação ao desempenho do novo membro do time;

– aumento da motivação e do engajamento do novo integrante, pois ele entende que a empresa se preparou para recebê-lo;

– comunicação mais clara e coesa, tendo em vista o alinhamento de informações de todos os profissionais envolvidos na integração;

– melhoria no employer branding da organização.

É nítida a importância do onboarding bem feito, pois, ter funcionários produtivos e felizes o quanto antes significa redução do turnover. Vale lembrar que os processos de atração e entrevista de candidatos estão muito relacionados a contratações assertivas, diferencial para a longevidade do colaborador na organização.

A Leme oferece algumas soluções que podem auxiliar empresas de todos os portes e setores a otimizar seus processos, desde os processos seletivos até a gestão de pessoas por competências. Consulte-nos, temos serviços e produtos sob medida para cada necessidade! Basta preencher o formulário no final da página. ◼


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Selecionadores de pessoas se encantam com um currículo recheado de saberes. Mas será que isso basta?

por Marcia Vespa | 12/2/2015


Marcia Vespa▶ Currículo vazio não para em pé. É certo afirmar que o mundo globalizado acabou com a arrogância de quem buscava as melhores colocações apenas com o currículo embaixo do braço, acreditando na autossuficiência eterna. Na era da revolução da informação nada dá mais status que o conhecimento; no entanto, com a velocidade dos acontecimentos este pode se tornar rapidamente obsoleto, fazendo com que o ciclo de aprendizado do ser humano deva ser contínuo e ininterrupto.

Todo esse discurso torna-se uma contradição no meio corporativo. Apesar de evidentemente necessários, é perceptível o apego exagerado aos conhecimentos técnicos observados por um profissional num processo seletivo, em contrapartida às competências comportamentais, fortemente ligadas aos valores e atitudes pessoais, ambos nem sempre identificados claramente à primeira vista.
Formar profissionais tecnicamente parece ser uma tarefa menos complicada. Aliás, quando as pessoas são treinadas no técnico, o retorno sobre o investimento quase sempre é próximo ao imediato. Muitas empresas reclamam de não encontrar, no mercado, profissionais que dominem suas tecnologias, muitas vezes tão específicas e únicas, e deixam de usar sua expertise para formar mão-de-obra para a perpetuação do negócio. Por tudo isso, mesmo com as facilidades ora existentes de aprimoramento, os selecionadores de pessoas se encantam com um currículo recheado de conhecimentos específicos, como se bastassem.
O problema – que pode ser transformado em oportunidade dependendo da mentalidade que a empresa tem diante de suas fragilidades – está na aquisição de novos comportamentos.
Então o inevitável acontece: contrata-se exclusivamente pelo técnico e, em curto espaço de tempo, demite-se por comportamentos incompatíveis com o negócio, com a Missão, a Visão e os Valores corporativos. Demitir custa caro e esse desperdício pode ser evitado. Pena que as mudanças ainda ocorram lenta e ‘dolorosamente’, na proporção de seus resultados (e da falta).

Contrate por valores
É crescente o grau de humanização descrita na missão e visão das empresas no mercado nacional, mas, quando analisamos se o discurso é congruente com a prática, o que encontramos é um distanciamento enorme. Valores não são apenas palavras. Valores devem orientar o comportamento das equipes. Valores dão sentido e canalizam esforços para que as vitórias sejam coletivas. Pessoas que se orgulham do local onde trabalham (e, consequentemente, oferecem melhores resultados) percebem uma nítida convergência entre seus valores pessoais e os valores organizacionais. A chave para a boa seleção e a retenção de talentos está na defesa dos valores essenciais da empresa desde o primeiro momento.
Os maiores impactos negativos nas organizações não vêm de falhas nas competências técnicas. Turnovers, absenteísmo e mesmo processos trabalhistas surgem, na maioria das vezes, das falhas comportamentais que botam tudo a perder. Do feedback mal realizado ao comando ineficaz, do gestor truculento à comunicação interna truncada, ordens nada claras e baixo envolvimento das equipes, o que temos patente é a necessidade de desenvolvimento comportamental urgente.
Os instrumentos existem. Resta a decisão.

Dicas
A quem enxerga uma lacuna entre o obtido e o desejado e percebe na sua equipe uma ausência de proatividade e comprometimento, a hora de renovar – e fazer valer – os valores da sua corporação. Clarifique-os e transforme-os em comportamentos observáveis, incorruptíveis. Destile e transmita seus valores organizacionais a começar pela sua liderança. Brade-os entusiasticamente a cada reunião, a cada encontro, no dia a dia. Reconheça, comemore publicamente e recompense pessoas que apresentam as atitudes que enalteçam seus valores essenciais. Como dito anteriormente, as ferramentas para tal existem.
Provoque conexões entre as suas estratégias empresariais e a gestão de suas pessoas. Transmita confiança garantindo que o seu discurso esteja em equilíbrio com a prática.
Eduque as suas pessoas! Educar é um processo que traz resultados garantidos porque vai além do treinamento. Treine o técnico; eduque comportamentos. É reconhecidamente a melhor maneira de disseminar de forma robusta sua marca e seu legado ao mercado. ■


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