A revisão de organograma não é uma simples movimentação de “caixinhas” no desenho funcional da instituição
por Maíra Stanganelli / CMKT Leme | 28/6/2018
▶ Independentemente do porte de sua organização, um documento que ajuda a visualizar de forma orgânica a sua estrutura funcional é o organograma. Existem várias formas de desenhar um organograma e um dos modelos mais tradicionais é aquele em que as funções são colocadas em caixinhas e, de cada uma delas, são desdobrados os papéis subordinados. Quanto maior o nível hierárquico, mais alta a posição da caixinha no desenho:
Embora exista esse desenho funcional da organização, é importante saber que ele não deve ser um produto imutável e sem flexibilidade. É possível que uma função hierarquicamente mais alta assuma nova função subordinada ou até mesmo o contrário, deixe de gerir algumas delas. Essa movimentação é comum e natural, para que a empresa consiga se adaptar às realidades do mercado.
Em tempos de política e economia vulneráveis, muitas instituições precisam fazer a revisão de organograma a fim, principalmente, de ajustar custos e, também, para se adequar às novas exigências mercadológicas. Mas, existem duas questões que são fundamentais ao rever o seu organograma: as descrições das funções ou dos papéis e o planejamento da quantidade de pessoas que são necessárias para a consecução das atividades organizacionais.
DESCRIÇÃO DE FUNÇÃO OU DE PAPEL: ESTRUTURA BEM DESENHADA FACILITA A VISUALIZAÇÃO
Você com certeza sabe do que se trata esse documento: é a relação das atribuições, tarefas e responsabilidades que devem ser executadas por quem ocupa a “cadeira” daquela função, de quem representa aquele papel na instituição. É importante manter esse descritivo sempre atualizado, demonstrando com clareza qual é a proposta de trabalho daquela atividade.
Ter esse documento ajuda a analisar as possibilidades de revisão de organograma, pois você tem clareza do que tem sido executado e do que pode ser assimilado por outras funções ou papéis. Fique atento, no entanto, para não cair no caso de desvio ou acúmulo de funções.
O seu empregado foi contratado, inclusive quando falamos de concursos públicos, para executar determinadas tarefas. Se ele estiver realizando atividades que não correspondam à sua remuneração ou habilidade, atenção! Isso pode gerar um problema trabalhista.
PLANEJANDO A SUA FORÇA DE TRABALHO: FUNDAMENTAL PARA SABER ONDE “ENXUGAR”
Você tem clareza dos parâmetros de tempo ou quais são as ferramentas necessárias para a execução de cada um dos papéis da organização? Se a resposta for sim, a sua análise já ficará facilitada. Mas, se a sua organização nunca definiu esses parâmetros, ou tem para algumas áreas apenas, é interessante buscar por um mapeamento que ajude na definição desses dados.
Essas informações são importantes, pois ajudarão a visualizar o tempo de execução de cada tarefa, quais competências técnicas são necessárias para a sua realização, o nível de proficiência e assim por diante. Planilhando todos os dados, você é capaz de chegar a um cálculo de quantitativo de pessoal necessário para realizar um conjunto de atribuições em dado período. E não se esqueça de que existem fatores internos e externos que têm impacto direto no fluxo das tarefas.◼
Separamos algumas dicas valiosas para você considerar no momento da elaboração ou da revisão das Descrições de Função da sua organização.
por Maíra Stanganelli / CMKT Leme | 27/6/2018
▶ Descrição de função: ou sua empresa tem um documento bem elaborado ou, do contrário, o risco de um processo trabalhista iminente. Não estamos exagerando! A utilidade deste documento não pode ser subestimada, pois sua importância se desdobra para além do registro de atividades que um profissional deve executar.
A Descrição de Função permite à organização e aos seus profissionais a clareza de suas atribuições, ou seja, o que se espera que seja realizado na atividade laboral. E mais do que nunca, o descritivo funcional está vivendo o seu momento de maior protagonismo, graças ao Decreto nº 8.373/2014, que instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial.
Como você sabe, o eSocial visa à unificação da prestação de informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a facilitar a fiscalização do cumprimento da CLT pelo Governo Federal. Portanto, é imprescindível manter a descrição das atividades atualizada, para reduzir quaisquer riscos para sua organização.
7 COISAS QUE VOCÊ PRECISA SE ATENTAR SOBRE A DESCRIÇÃO DE FUNÇÃO
1. Descrição de função NÃO É descrição de cargo e isso precisa estar muito claro no momento da elaboração dos descritivos. Em alguns casos, um cargo pode congregar várias funções. De forma muito clara, essa é a diferença entre os termos:
Cargo: é plural e genérico e, assim como a CBO, contempla a junção de empregos ou situações de trabalho que têm atividades similares, como Assistente Administrativo e Operador de Máquina.
Função: é singular e específica, considera tarefas, atribuições e responsabilidades exercidas pelo profissional, tais como: Assistente de Contas a Pagar e Operador de Máquina CNC.
2. O descritivo de função é essencial para processos de Recrutamento e Seleção: o documento bem elaborado e atualizado agiliza a divulgação da vaga, pois ali já constam todas as características desejadas para o pleno cumprimento da atividade. Também proporciona redução do ruído entre o desejado pelo requisitante da vaga e o recrutador. Esse mesmo documento pode ser, inclusive, apresentado ao candidato (considerando que não haja informação sigilosa).
3. O registro atualizado do que se espera de execução das atividades profissionais é indispensável para a integração de novas pessoas na organização. É o momento que o gestor pode fazer o empenho, de dizer àquele profissional o que se espera na consecução das atribuições e responsabilidades.
4. A Descrição de Função é insumo para processos de Avaliação de Desempenho: com base nas informações registradas no documento, é possível estabelecer um processo avaliativo, mesmo que de forma rudimentar, do desempenho do profissional de acordo com o que foi empenhado lá no momento da integração (lembre-se da dica número 3).
5. Para acreditações ou certificações é fundamental que o formulário de Descrição de Função mantenha o histórico recente das atualizações sofridas no descritivo, com a data e o nome de quem autorizou a alteração.
6. Não existe um modelo ideal de Descrição de Função, isto é, você pode encontrar inúmeros formulários disponíveis na Internet, mas eles podem ser adaptados às demandas específicas da sua organização, independentemente de ela ser pública, privada ou do terceiro setor. Ocorre que existem alguns campos que são essenciais, inclusive para atender plenamente ao eSocial, que são:
a. Título do cargo e da função;
b. Departamento, setor, área ou lotação;
c. Missão da função;
d. Tarefas, atividades, atribuições e responsabilidades;
e. Qualificação ou escolaridade mínima;
f. Experiência (tempo necessário para aprender a executar as atividades);
g. CBO;
h. Segurança e Saúde do Trabalho (SST).
7. Descreva as funções da organização cuidando para que o conteúdo esteja distribuído de forma clara, de fácil entendimento e sem margens para interpretações ambíguas.
Estamos disponibilizando uma Descrição de Função caso você queira conhecer um modelo com ótima aceitação do mercado. Basta preencher o formulário abaixo e fazer o download. ◼
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