Descrição de Função é um documento oficial da organização e deve contemplar todas as informações inerentes às atividades. Por isso, é necessário identificar corretamente quem são os responsáveis por cada dado inserido no documento.
por Maíra Stanganelli / CMKT Leme | 28/11/2018
▶ Independentemente do nome adotado – Descrição de Função, Descrição de Posto de Trabalho, Descritivo de Papel – o documento que reproduz detalhadamente as atribuições, as competências, a escolaridade e a experiência necessárias para a consecução da atividade funcional é elemento fundamental de gestão em todas as organizações.
Instituições públicas e privadas de todos os portes têm em mãos um documento que pode ser utilizado em diversos subsistemas de RH. Mas, além disso, a descrição de função possibilita uma relação transparente entre organização e empregado, pois ali está definido o que se espera de cada profissional no exercício da atividade laboral.
Nada disso é novidade. Mas, quando se trata de incluir na descrição de função as informações como os EPIs necessários, as Normas Regulamentadoras – NRs e o próprio CBO, como fazer isso com assertividade? Ao contratar uma consultoria de RH para esse trabalho, esta empresa é responsável por prestar essas informações?
Para muitas organizações, especialmente empresas privadas, o ano de 2018 foi marcado pela implantação do e-Social. Entretanto, esse modelo que visa garantir os diretos previdenciários e trabalhistas dos empregados ainda tem etapas de implantação previstas até janeiro de 2021, voltadas aos entes públicos e às organizações internacionais.
O e-Social colocou em evidência a necessidade de referenciar o CBO das funções ou cargos. Por isso, nada melhor do que incluir esse dado no próprio documento da Descrição de Função. Todas as informações ficam reunidas em um só lugar caso seja preciso uma rápida pesquisa para esclarecer eventuais dúvidas.
Mas, não é tão simples assim! O CBO precisa ser validado por um advogado e um contador, desde que especializados na área trabalhista, que são os responsáveis legais pelo fornecimento deste dado. Esses profissionais assinam com responsabilidade individual a relação dos códigos do CBO x funções organizacionais, inclusive para a lista que é incluída no e-Social. Se a empresa não possui esses especialistas em seu quadro, ela pode terceirizar esse serviço com uma contabilidade qualificada no tema.
Quando uma consultoria de RH é contratada para implantar um projeto que inclui a elaboração ou mesmo a revisão da Descrição de Função, a mesma política se mantém: a responsabilidade legal pela informação continua sendo dos profissionais qualificados para esse fim. O que a consultoria de RH pode fazer é SUGERIR o código CBO para cada função, entretanto, é uma atividade extra, um sinal para auxiliar o cliente no processo. E apenas isso.
Outra questão emergente é a identificação de NRs e EPIs nos descritivos de função: somente empresas ou profissionais de SST – Saúde e Segurança do Trabalho – têm autorização legal para fazer esse diagnóstico. A identificação deve ser feita por um rol de profissionais especializados, de acordo com os serviços que forem necessários.
Conforme o grau de risco da atividade principal e o número total de colaboradores no local de trabalho, as companhias precisam ou não ter profissionais de SST em seu quadro funcional. A informação oficial pode ser encontrada na NR4, disponível no site do Ministério do Trabalho.
Se a empresa não possui uma equipe de saúde e segurança ocupacional, ela pode contratar uma consultoria especializada para executar os serviços necessários, que faz desde a medição da luz e barulho em cada posto de trabalho até o apontamento de riscos maiores aos quais os colaboradores estão expostos.
Então, assim como a indicação do CBO, as NRs e os EPIs na descrição de função não são obrigatoriedade da área de RH, tampouco de uma consultoria externa de RH. Existem profissionais qualificados no levantamento de dados e que respondem legalmente por essas informações: Médico do Trabalho, Engenheiro de Segurança do Trabalho, Técnico de Segurança do Trabalho e Ergonomista.
A Descrição de Função deve, sim, congregar todas as informações relativas às atividades desempenhadas, inclusive porque é uma exigência do e-Social. Entretanto, é necessário deixar claro quem é responsável por cada dado incluído no documento.
Em resumo: a equipe de RH e a consultoria de RH não têm autorização legal para diagnosticar CBO, NRs e EPIs de cada função. A responsabilidade do RH interno ou da consultoria é elaborar descrições de papéis que representem claramente as tarefas, atribuições e responsabilidades exercidas pelo profissional que ocupar aquela cadeira.
A relação de funções é enviada às outras consultorias especializadas para que cada uma defina CBO, NRs e EPIs de cada posto de trabalho.
O descritivo de função bem elaborado pode ser aplicado a diversos subsistemas de RH, como no Recrutamento e Seleção, em Programas de Integração, para Treinamento e Desenvolvimento, como insumo para a Avaliação de Desempenho por Competências e no Plano de Cargos e Salários.
A Leme Consultoria desenvolve projetos para revisão ou elaboração da Descrição de Função. Entre em contato com a nossa equipe e conheça uma metodologia inovadora! ◼
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Cargo e função têm significados diferentes e ambos são importantes para a organização. Entenda facilmente o conceito de cada um deles.
por Maíra Stanganelli / CMKT Leme | 9/10/2018
▶ Muito embora sejam conceitos distintos, o uso dos termos cargo e função ainda pode gerar algumas dúvidas. Por isso, vamos definir claramente o que é cargo e o que é função, qual a diferença entre cargo e função e qual a importância desta distinção para o Plano de Cargos e Salários, para a valiação 360 e para a Gestão por Competências de forma geral.
Antes de prosseguirmos, é importante notar que, para além das linhas gerais, podem haver detalhes ainda mais importantes para essa definição de cargo e de função, aplicáveis em cada subsistema de RH. Uma das formas mais claras de chegar à definição ampla dos conceitos está disponível no livro “Remuneração: Cargos e Salários ou Competências” (clique aqui para mais informações):
Cargo: pense como se fosse o SOBRENOME de família, algo comum a um grupo de pessoas, amplo e genérico. Na organização, podemos entender que é, portanto, o agrupamento de atribuições e responsabilidades da mesma natureza, nível de complexidade e requisitos.
CARGO: ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
CARGO: OPERADOR DE MÁQUINA
Função: é como se fosse o NOME da pessoa, isto é, singular e específico. No ambiente laboral, é a especificidade das atividades, tarefas, atribuições e responsabilidades que o profissional deve executar.
FUNÇÃO: ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DE CONTAS A PAGAR
FUNÇÃO: OPERADOR DE MÁQUINA CNC
Você pode dizer que o sobrenome não vem antes do nome e está correta a afirmação. Mas, essa é apenas uma metáfora que ajuda a esclarecer e a conceituar, definitivamente, o que é cargo e função.
Usar a relação de cargo e função é importante na consecução do Plano de Carreiras e Salários, pois garante a transparência e a justiça dos valores pagos aos colaboradores. E isso acontece por meio de uma das etapas mais fundamentais deste projeto: a “Avaliação de Cargos ou Funções”.
Nesta etapa ocorre a leitura da complexidade e das responsabilidades de cada um dos cargos ou funções (o uso de um ou de outro é uma definição feita no Planejamento do Projeto) e são feitas as comparações da importância relativa entre eles. A conclusão é uma escala de classificação, conhecida como ranking, em que se estabelece a distinção dos valores pagos graças a essa avaliação.
Quando bem estruturado e comunicado aos empregados, esse ranking reduz aquela famosa conversa de corredor, de que “fulano ganha mais e faz coisas menos importantes que sicrano”. A análise lógica dos cargos e funções permite chegar de forma objetiva ao critério da escala.
É importante ressaltar que existem metodologias para fazer a avaliação e o ranqueamento dos cargos e funções, justamente para que essa etapa seja justa, fundamental quanti e qualitativamente e não uma análise baseada em achismos. A Leme usa, em seus projetos de implantação de Cargos e Salários, uma metodologia e um software para executar com a máxima qualidade essa etapa.
No caso da Avaliação de Desempenho com Foco em Competências, o insumo básico para um projeto realmente efetivo é a Descrição de Função e não de cargo. O motivo é simples: quando apresentamos anteriormente os conceitos de cargo e função, ficou claro que o cargo é genérico (é o “sobrenome”, lembra-se?) e a função é específica.
A partir da Descrição de Função serão extraídas as informações que vão compor o instrumento da Avaliação de Desempenho com Foco em Competências, tais como: competências técnicas, responsabilidades e atribuições. Com as informações da Descrição de Função, é possível avaliar qual é a qualidade de entrega do empregado em cada item.
Por isso, é tão fundamental que a Descrição de Função seja muito bem elaborada! Muitas ações decorrem da formatação desse documento e seus impactos podem ser percebidos em diversos subsistemas, como no recrutamento e seleção, em uma pesquisa salarial, na organização das atividades de um ou de vários setores, em programas de integração e outros.
Nós já falamos sobre a importância da Descrição de Função em outro texto também.
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A revisão de organograma não é uma simples movimentação de “caixinhas” no desenho funcional da instituição
por Maíra Stanganelli / CMKT Leme | 28/6/2018
▶ Independentemente do porte de sua organização, um documento que ajuda a visualizar de forma orgânica a sua estrutura funcional é o organograma. Existem várias formas de desenhar um organograma e um dos modelos mais tradicionais é aquele em que as funções são colocadas em caixinhas e, de cada uma delas, são desdobrados os papéis subordinados. Quanto maior o nível hierárquico, mais alta a posição da caixinha no desenho:
Embora exista esse desenho funcional da organização, é importante saber que ele não deve ser um produto imutável e sem flexibilidade. É possível que uma função hierarquicamente mais alta assuma nova função subordinada ou até mesmo o contrário, deixe de gerir algumas delas. Essa movimentação é comum e natural, para que a empresa consiga se adaptar às realidades do mercado.
Em tempos de política e economia vulneráveis, muitas instituições precisam fazer a revisão de organograma a fim, principalmente, de ajustar custos e, também, para se adequar às novas exigências mercadológicas. Mas, existem duas questões que são fundamentais ao rever o seu organograma: as descrições das funções ou dos papéis e o planejamento da quantidade de pessoas que são necessárias para a consecução das atividades organizacionais.
Você com certeza sabe do que se trata esse documento: é a relação das atribuições, tarefas e responsabilidades que devem ser executadas por quem ocupa a “cadeira” daquela função, de quem representa aquele papel na instituição. É importante manter esse descritivo sempre atualizado, demonstrando com clareza qual é a proposta de trabalho daquela atividade.
Ter esse documento ajuda a analisar as possibilidades de revisão de organograma, pois você tem clareza do que tem sido executado e do que pode ser assimilado por outras funções ou papéis. Fique atento, no entanto, para não cair no caso de desvio ou acúmulo de funções.
O seu empregado foi contratado, inclusive quando falamos de concursos públicos, para executar determinadas tarefas. Se ele estiver realizando atividades que não correspondam à sua remuneração ou habilidade, atenção! Isso pode gerar um problema trabalhista.
Você tem clareza dos parâmetros de tempo ou quais são as ferramentas necessárias para a execução de cada um dos papéis da organização? Se a resposta for sim, a sua análise já ficará facilitada. Mas, se a sua organização nunca definiu esses parâmetros, ou tem para algumas áreas apenas, é interessante buscar por um mapeamento que ajude na definição desses dados.
Essas informações são importantes, pois ajudarão a visualizar o tempo de execução de cada tarefa, quais competências técnicas são necessárias para a sua realização, o nível de proficiência e assim por diante. Planilhando todos os dados, você é capaz de chegar a um cálculo de quantitativo de pessoal necessário para realizar um conjunto de atribuições em dado período. E não se esqueça de que existem fatores internos e externos que têm impacto direto no fluxo das tarefas.◼
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Separamos algumas dicas valiosas para você considerar no momento da elaboração ou da revisão das Descrições de Função da sua organização.
por Maíra Stanganelli / CMKT Leme | 27/6/2018
▶ Descrição de função: ou sua empresa tem um documento bem elaborado ou, do contrário, o risco de um processo trabalhista iminente. Não estamos exagerando! A utilidade deste documento não pode ser subestimada, pois sua importância se desdobra para além do registro de atividades que um profissional deve executar.
A Descrição de Função permite à organização e aos seus profissionais a clareza de suas atribuições, ou seja, o que se espera que seja realizado na atividade laboral. E mais do que nunca, o descritivo funcional está vivendo o seu momento de maior protagonismo, graças ao Decreto nº 8.373/2014, que instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial.
Como você sabe, o eSocial visa à unificação da prestação de informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a facilitar a fiscalização do cumprimento da CLT pelo Governo Federal. Portanto, é imprescindível manter a descrição das atividades atualizada, para reduzir quaisquer riscos para sua organização.
1. Descrição de função NÃO É descrição de cargo e isso precisa estar muito claro no momento da elaboração dos descritivos. Em alguns casos, um cargo pode congregar várias funções. De forma muito clara, essa é a diferença entre os termos:
Cargo: é plural e genérico e, assim como a CBO, contempla a junção de empregos ou situações de trabalho que têm atividades similares, como Assistente Administrativo e Operador de Máquina.
Função: é singular e específica, considera tarefas, atribuições e responsabilidades exercidas pelo profissional, tais como: Assistente de Contas a Pagar e Operador de Máquina CNC.
2. O descritivo de função é essencial para processos de Recrutamento e Seleção: o documento bem elaborado e atualizado agiliza a divulgação da vaga, pois ali já constam todas as características desejadas para o pleno cumprimento da atividade. Também proporciona redução do ruído entre o desejado pelo requisitante da vaga e o recrutador. Esse mesmo documento pode ser, inclusive, apresentado ao candidato (considerando que não haja informação sigilosa).
3. O registro atualizado do que se espera de execução das atividades profissionais é indispensável para a integração de novas pessoas na organização. É o momento que o gestor pode fazer o empenho, de dizer àquele profissional o que se espera na consecução das atribuições e responsabilidades.
4. A Descrição de Função é insumo para processos de Avaliação de Desempenho: com base nas informações registradas no documento, é possível estabelecer um processo avaliativo, mesmo que de forma rudimentar, do desempenho do profissional de acordo com o que foi empenhado lá no momento da integração (lembre-se da dica número 3).
5. Para acreditações ou certificações é fundamental que o formulário de Descrição de Função mantenha o histórico recente das atualizações sofridas no descritivo, com a data e o nome de quem autorizou a alteração.
6. Não existe um modelo ideal de Descrição de Função, isto é, você pode encontrar inúmeros formulários disponíveis na Internet, mas eles podem ser adaptados às demandas específicas da sua organização, independentemente de ela ser pública, privada ou do terceiro setor. Ocorre que existem alguns campos que são essenciais, inclusive para atender plenamente ao eSocial, que são:
a. Título do cargo e da função;
b. Departamento, setor, área ou lotação;
c. Missão da função;
d. Tarefas, atividades, atribuições e responsabilidades;
e. Qualificação ou escolaridade mínima;
f. Experiência (tempo necessário para aprender a executar as atividades);
g. CBO;
h. Segurança e Saúde do Trabalho (SST).
7. Descreva as funções da organização cuidando para que o conteúdo esteja distribuído de forma clara, de fácil entendimento e sem margens para interpretações ambíguas.
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